מרכזייה למשרד אדריכלות

משרד אדריכלות חי מתקשורת. ביום אחד אתם מדברים עם לקוח פרטי שמתכנן בית, עם יזם שמלווה פרויקט מגורים, עם קבלן באתר בנייה ועם ספק חיפויים שצריך אישור דחוף. כשהטלפון מצלצל אתם לא תמיד יושבים במשרד, ולעיתים קרובות האדריכל הראשי נמצא בפגישת תכנון או בביקור באתר. מרכזייה וירטואלית מאפשרת לכם לנהל את כל הקשרים האלה בצורה מסודרת, מקצועית וזמינה, בלי לפספס שיחות ובלי למסור מספרים פרטיים.

למה משרד אדריכלות צריך מרכזייה ייעודית

משרד אדריכלות הוא לא עסק עם פקיד אחד שעונה לטלפון. זהו ארגון קטן או בינוני שבו מתנהלים במקביל כמה פרויקטים, כל אחד עם לקוחות, יועצים וספקים משלו. בלי מערכת טלפוניה מסודרת, שיחות נופלות בין הכיסאות: לקוח מתקשר ולא מקבל מענה, ספק משאיר הודעה שאף אחד לא שומע, והאדריכל הראשי מוצף בשיחות שיכלו להגיע למישהו אחר.

מרכזייה וירטואלית פותרת בדיוק את זה. היא מרכזת את כל השיחות תחת מספר אחד מקצועי, ומנתבת כל פנייה לאדם או למחלקה הנכונה, בלי תלות במיקום הפיזי של אנשי הצוות. מכיוון שהמערכת פועלת בענן, היא אינה דורשת ארון תקשורת, חיווט מורכב או חומרה יקרה במשרד, ואפשר לתפעל אותה מכל מחשב או טלפון נייד.

בענף האדריכלות, שבו זמן התכנון יקר וכל הפרעה פוגעת בריכוז, מערכת שמסננת ומנתבת שיחות נכון היא לא מותרות אלא כלי עבודה. היא מאפשרת לאדריכלים להתרכז בעבודה היצירתית, בזמן שהמערכת דואגת שכל פנייה תטופל בצורה מסודרת.

ניתוב שיחות לפי תפקיד ולפי פרויקט

במשרד אדריכלות יש כמה סוגי פניות שונות לחלוטין, וכל אחת דורשת מענה אחר. מערכת מענה קולי (IVR) מאפשרת ללקוח לבחור את היעד כבר בתחילת השיחה:

• לקוחות חדשים שמתעניינים בשירותי תכנון ורוצים הצעת מחיר ראשונית.
• לקוחות קיימים שמלווים פרויקט פעיל ורוצים עדכון או תיאום פגישה.
• קבלנים ומפקחים מהשטח שצריכים אישור או הבהרה על תכנית.
• ספקים ויועצים כמו קונסטרוקטור, יועץ מיזוג או ספק חומרים.
• הנהלת חשבונות לבירורים על חשבוניות ותשלומים.

כך, במקום שכל שיחה תגיע למזכירה אחת עמוסה או ישירות לנייד של האדריכל, כל פנייה מגיעה ליעד הנכון מההתחלה. זה חוסך זמן יקר ומשדר רושם של משרד מאורגן ומקצועי.

זמינות גם כשאתם בשטח

אופי העבודה של אדריכל הוא דינמי: ביקורי אתר, פגישות אצל לקוחות, סיורים בתערוכות ובאולמות תצוגה. מרכזייה וירטואלית לא קשורה למיקום פיזי, ולכן היא מאפשרת לכם להישאר זמינים מכל מקום.

אפשר להגדיר שכל שיחה לשלוחה שלכם תצלצל גם במכשיר הנייד, או תעבור אליו אחרי מספר צלצולים אם אינכם עונים במשרד. השיחה היוצאת מהנייד עדיין מציגה את מספר המשרד, כך שהמספר הפרטי שלכם נשאר חסוי והלקוח שומר על מספר אחד מסודר ליצירת קשר. אם אינכם זמינים כלל, המתקשר מועבר לתא קולי או משאיר הודעה שמגיעה אליכם במייל. אפשר גם להגדיר ניתוב שונה לפי שעות היום, למשל שבשעות הפגישות השיחות יעברו ישירות למזכירה או למענה הקולי, ובסוף היום הן יחזרו אליכם. כך אתם שולטים בזמינות שלכם במקום שהיא תשלוט בכם.

יתרון נוסף הוא היכולת לנהל שיחת ועידה מהירה. כשצריך לחבר בין הלקוח, האדריכל והקבלן לשיחה משותפת כדי לפתור התלבטות בתכנית, אפשר לעשות זאת ישירות מהמערכת בלי תוכנות חיצוניות, וכך לחסוך פגישות מיותרות.

מקצועיות שמרשימה לקוחות מהשנייה הראשונה

בענף שבו לקוחות מפקידים בידיכם פרויקט יקר וחלום אישי, הרושם הראשוני קריטי. מתקשר ששומע הודעת פתיחה נעימה עם שם המשרד, ומגיע במהירות לאדם הנכון, מבין שהוא מתנהל מול גוף מקצועי ומסודר.

אפשר להוסיף הודעות מותאמות לשעות הפעילות, הודעת המתנה עם מידע על המשרד, ואפילו הודעה מיוחדת בתקופות עומס או חופשה. כל אלה משדרים אמינות, ומחזקים את המותג של המשרד עוד לפני הפגישה הראשונה. תוכלו לראות את מגוון האפשרויות בהמוצרים שלנו.

חשוב לזכור שלקוח שמתקשר וזורם בקלות אל האדם הנכון, או שמקבל הודעה מנומסת שמישהו יחזור אליו, נשאר עם תחושה טובה. לעומת זאת, מספר תפוס באופן קבוע או צלצולים ארוכים ללא מענה משדרים חוסר סדר, ועלולים לגרום ללקוח פוטנציאלי לפנות למשרד מתחרה עוד לפני שהכיר אתכם.

תיעוד שיחות וסדר פנימי

במשרד אדריכלות פרטים קטנים בשיחה יכולים להפוך לשינויים גדולים בתכנית. מרכזייה מודרנית מאפשרת לתעד שיחות, לעקוב אחרי שיחות שלא נענו ולוודא שחוזרים לכל לקוח. כך אף פנייה לא הולכת לאיבוד, גם בתקופות עומס.

• רשימת שיחות נכנסות ויוצאות לכל שלוחה, למעקב וחזרה ללקוחות.
• הקלטות שיחה לתיעוד החלטות ודרישות שסוכמו בעל פה.
• הודעות קוליות שמגיעות במייל, כך שניתן לטפל בהן גם מחוץ למשרד.
• זיהוי מתקשרים חוזרים, כדי לתת מענה אישי ומהיר ללקוחות מוכרים.

היכולת הזו חשובה במיוחד כשהמשרד מנהל כמה פרויקטים במקביל לאורך חודשים. תיעוד מסודר של מי התקשר, מתי ובאיזה עניין, מאפשר לכל אדריכל לחזור ללקוח כשהוא מעודכן בכל הפרטים, ולא להתחיל כל שיחה מאפס.

גמישות וצמיחה יחד עם המשרד

משרד אדריכלות משתנה עם הזמן: מתווספים אדריכלים, מצטרפים מתמחים ושרטטים, ולעיתים נפתח סניף נוסף. היתרון של מרכזייה וירטואלית הוא שהיא גדלה איתכם בלי תשתית פיזית מורכבת. הוספת שלוחה לעובד חדש או למשרד נוסף היא עניין של הגדרה פשוטה, ולא של עבודות חשמל ותקשורת.

גם העלות נקבעת לפי הצרכים שלכם, בהתאם לכמות השלוחות והשירותים שתבחרו, כך שאתם משלמים על מה שאתם באמת צריכים. רוצים להתאים מערכת למשרד שלכם? צור קשר ונשמח לייעץ.