מרכזייה לעורכי דין – חיסיון, תיעוד וזמינות

במשרד עורכי דין כל שיחה חשובה: לקוח חדש שמתלבט אם לפנות, לקוח קיים שצריך עדכון דחוף בתיק, או צד שמנהל מולכם משא ומתן. לצד הזמינות, מדובר בעולם שבו חיסיון ודיסקרטיות הם לא מותרות אלא חובה מקצועית. מרכזייה מותאמת למשרד עריכת דין משלבת בין שני הצרכים – זמינות מלאה ללקוח מצד אחד, ושמירה קפדנית על סודיות ותיעוד מסודר מצד שני.

למה משרד עורכי דין צריך מרכזייה ייעודית

קו טלפון רגיל לא מספיק למשרד עריכת דין. צריך מערכת שיודעת להפנות כל פנייה לעורך הדין הרלוונטי, לתעד מתי וממי הגיעה שיחה, לאפשר עבודה גם מחוץ למשרד או מבית הלקוח, ובעיקר – לשמור על חיסיון לקוח-עורך דין בכל שלב. מרכזייה וירטואלית נותנת את כל זה בלי שרת פיזי ועם ניהול אונליין נוח.

בנוסף, ביום עמוס של דיונים ופגישות, עורך דין לא יכול לענות לכל שיחה. מערכת מסודרת מבטיחה שגם כשאתם בבית המשפט, אף לקוח לא נשאר בלי מענה.

חיסיון ודיסקרטיות בליבת המערכת

החיסיון המקצועי מחייב שגישה למידע על לקוחות ולתוכן שיחות תהיה מוגבלת ומבוקרת. מערכת טובה מאפשרת לכם להגדיר מי במשרד נחשף להקלטות ולפניות, לשמור על הפרדה בין תיקים, ולנהל את התיעוד באופן שמכבד את הסודיות.

• גישה מבוקרת: רק אנשי הצוות המורשים ניגשים להקלטות ולמידע על שיחות.
• הודעות נייטרליות: הודעות מענה ותזכורות מנוסחות בלי לחשוף פרטי תיק.
• הפרדה בין לקוחות: ניתוב וניהול שמונעים בלבול בין תיקים שונים.

תיעוד שיחות מסודר

בעבודה משפטית, מה שנאמר בטלפון יכול להיות חשוב מאוד בהמשך. הקלטת שיחות ותיעוד מסודר של מועד הפנייה, מי התקשר ולאיזו שלוחה – עוזרים לכם לעקוב אחר התקדמות התיק, לשחזר פרטים, ולתת שירות עקבי. דוחות שיחות מאפשרים גם לראות אילו פניות לא נענו ולחזור אליהן בזמן.

חשוב לזכור שתיעוד שיחות כפוף לכללי הדין החלים, ויש ליישמו באחריות ובהתאם להנחיות המקצועיות. המערכת נותנת לכם את הכלים – אופן השימוש בהם נשאר באחריות המשרד.

זמינות מלאה – גם כשאתם בדיון

הזמינות היא לעיתים ההבדל בין לקוח שנשאר לבין לקוח שפונה למשרד אחר. מרכזייה מאפשרת לכם להעביר שיחות לנייד כשאתם מחוץ למשרד, להגדיר מענה אוטומטי שמסביר מתי תחזרו, ולאפשר ללקוח להשאיר הודעה שמגיעה גם למייל. כך גם ביום עמוס, אף פנייה לא נופלת בין הכיסאות.

• העברה לנייד: זמינות גם מחוץ למשרד, בלי לחשוף את המספר הפרטי.
• תא קולי בדוא"ל: הודעות קוליות שמגיעות ישר לתיבת המייל.
• מענה לפי שעות: התנהגות שונה בשעות העבודה ומחוצה להן.

מספר משרדי מקצועי במקום הנייד הפרטי

עורך דין שמוסר את הנייד האישי ללקוחות מאבד שליטה על הזמן ועל הגבולות. מספר משרדי מרכזי, שמנותב חכם דרך המרכזייה, מאפשר לכם להציג חזות מקצועית, להפריד בין עבודה לחיים פרטיים, ולנהל את זמינותכם לפי שיקול דעתכם. אפשר לראות את המוצרים שלנו בתחום המרכזיות והשלוחות.

למה לבחור בטלקשר למשרד עורכי דין

טלקשר מתמחה בהתאמת מערכות טלפוניה לבעלי מקצוע שדורשים אמינות, דיסקרטיות וזמינות. אנחנו בונים יחד אתכם מערכת שמכבדת את אופי העבודה המשפטית, עם תמיכה אנושית לכל שאלה. רוצים להתחיל? צרו קשר ונתאים לכם פתרון.