מערכת טלפונית למשרד נסיעות – מענה גם בשיא העומס

במשרד נסיעות הטלפון הוא העורק הראשי של העסק. לקוח שמחפש טיסה או חבילת נופש מתקשר בדרך כלל לכמה משרדים, ומי שעונה מהר ומציע מענה מקצועי הוא זה שסוגר את העסקה. בשיא העונה השיחות מציפות, ובו זמנית לקוחות שכבר בחו"ל מתקשרים בדחיפות בגלל שינוי טיסה או תקלה. מערכת טלפונית מותאמת למשרד נסיעות מבטיחה שכל מתקשר יקבל מענה – הזמנה חדשה, שאלה על חבילה קיימת או קריאת חירום מהשדה.

האתגר הייחודי של משרד נסיעות

משרד נסיעות מתמודד עם עומס שיחות לא אחיד: בעונות השיא ובימים שאחרי מבצעים הטלפונים לא מפסיקים לצלצל, ובתקופות שקטות יותר הקצב יורד. במקביל, חלק מהשיחות הן הזמנות חדשות וחלק הן לקוחות קיימים שצריכים שינוי, ויש גם שיחות דחופות מלקוחות שנמצאים כבר בחו"ל. מערכת טלפונית רגילה לא מבדילה בין סוגי השיחות, וכך לקוח בדחיפות עלול לחכות באותו תור עם מתעניין שרק שואל על מחיר.

הפתרון הוא מערכת שיודעת לזהות, לנתב ולתעדף – כדי שכל מתקשר יגיע לאדם הנכון, ושאף שיחה לא תיפול בין הכיסאות.

ניתוב חכם לפי סוג הפנייה והיעד

תפריט קולי מסודר מאפשר למתקשר לבחור בעצמו לאן הוא רוצה להגיע, וכך כל שיחה מנותבת לסוכן הרלוונטי כבר מההתחלה. במקום שכל הצוות יענה לכל סוג שאלה, אפשר לחלק את העבודה לפי תחומי התמחות.

• ניתוב לפי שירות: הזמנה חדשה, שינוי בהזמנה קיימת או תמיכה ללקוח בחו"ל.
• ניתוב לפי יעד או מחלקה: סוכן שמתמחה בחבילות לחו"ל מול סוכן לטיסות בלבד או לקבוצות.
• ניתוב לפי שפה: תפריט שמפנה דוברי עברית, אנגלית או שפות נוספות לנציג המתאים.

ככל שהמתקשר מגיע מהר יותר לאדם שיכול לעזור לו, כך גדל הסיכוי שהשיחה תסתיים בעסקה ולא בניתוק מתוסכל.

תור שיחות שמחזיק לקוחות על הקו בשעות העומס

בשיא העונה לא תמיד יש מספיק נציגים פנויים לכל המתקשרים בו זמנית. במקום שלקוח יקבל צליל תפוס וינתק, תור שיחות מסודר מחזיק אותו על הקו, מודיע לו על מקומו בתור ומשמיע מוזיקת המתנה או מידע שימושי. כך הלקוח יודע שמטפלים בו, והסיכוי שיישאר ולא יברח למתחרה גדל משמעותית.

אפשר גם להגדיר שאם ההמתנה מתארכת, המערכת תציע ללקוח להשאיר פרטים ולקבל שיחה חוזרת – במקום לבזבז את זמנו על הקו.

זמינות 24/7 ומענה לחירום בחו"ל

לקוחות של משרד נסיעות נמצאים לעיתים באזורי זמן אחרים, ותקלה – טיסה שבוטלה, מלון שלא קיבל את ההזמנה או בעיה בשדה התעופה – יכולה לקרות בכל שעה. מערכת טלפונית טובה מאפשרת להגדיר קו חירום או מספר תורנות שמגיע לנציג זמין גם מחוץ לשעות הפעילות, כך שלקוח בצרה בחו"ל לא יישאר לבד.

• קו תורנות: שיחות דחופות מנותבות לנציג התורן, גם בלילה ובסופי שבוע.
• גלישה לנייד: השיחה עוברת אוטומטית לנייד של הסוכן התורן בלי לחשוף את מספרו האישי.
• הודעה מחוץ לשעות: מי שמתקשר מחוץ לשעות הרגילות מקבל הסבר ואפשרות להשאיר פרטים לחזרה.

אפשר לראות מגוון פתרונות ניתוב וזמינות בעמוד המוצרים שלנו.

תמיכה רב-לשונית ותיעוד פניות

תמיכה רב-לשונית למשרד שעובד מול חו"ל

משרד נסיעות עובד לא פעם מול לקוחות וספקים בכמה שפות. תפריט קולי רב-לשוני נותן לכל מתקשר חוויה נוחה בשפה שלו, מפנה אותו לנציג שמדבר את אותה שפה, ומשדר מקצועיות ואמינות. זה הבדל קטן שמשפיע מאוד על האופן שבו לקוח חדש תופס את העסק כבר בשנייה הראשונה של השיחה.

תיעוד שיחות ומעקב אחר פניות

כל הזמנה מתחילה בשיחה, ולכן חשוב לדעת מי התקשר, מתי, ומה היה צריך. דוחות שיחות מראים אילו פניות נענו ואילו לא, וכך אפשר לחזור ללקוחות שלא הספקתם לטפל בהם לפני שהם פנו למתחרה. הקלטות שיחה עוזרות לוודא שכל הפרטים נקלטו נכון – תאריכים, יעדים ושמות – ולשפר את הדרכת הצוות. כל אלה הופכים את ניהול המשרד למסודר ומקצועי יותר.

למה לבחור בטלקשר למשרד נסיעות

טלקשר מתמחה בהתאמת מערכות טלפוניה לעסקים עם עומסי שיחות משתנים וצורך בזמינות גבוהה, כמו משרדי נסיעות. אנחנו בונים יחד אתכם מבנה ניתוב, תור שיחות וקווי תורנות שמתאימים בדיוק לאופן שבו המשרד שלכם עובד, עם תמיכה אנושית וזמינה. רוצים להתחיל? צרו קשר ונתאים לכם פתרון.