כמה זמן לוקח להקים מרכזייה וירטואלית?

אחת השאלות הנפוצות ביותר שאנחנו נשאלים היא כמה זמן לוקח להקים מרכזייה וירטואלית לעסק. התשובה הקצרה משמחת: בניגוד למרכזייה פיזית ישנה שדרשה התקנת חומרה, חיווט וטכנאי באתר - מרכזייה בענן מוקמת ברובה תוך שעות ספורות עד יום עבודה אחד. במאמר הזה נפרק את כל שלבי ההקמה, נסביר מה משפיע על קצב התהליך, ונראה לכם איך אפשר להתחיל לקבל שיחות כבר היום.

למה מרכזייה וירטואלית מוקמת כל כך מהר?

מרכזייה וירטואלית פועלת כולה בענן, ללא צורך בארגזי חומרה במשרד או בחיווט פיזי בין עמדות. המשמעות היא שאין צורך להמתין למשלוח ציוד, לתאם הגעת טכנאי או לבצע עבודות תשתית באתר. כל ההגדרות מתבצעות בתוכנה, מרחוק, ולכן את רוב התהליך אפשר להשלים תוך שעות ספורות מבלי שמישהו יצטרך לבקר במשרד שלכם.

במרכזייה הפיזית הישנה, הקמת מערכת חדשה הייתה פרויקט של ממש: הזמנת רכזת, התקנת קופסאות תקשורת, מתיחת כבלים בין החדרים והגדרת כל מכשיר בנפרד. כל אלה היו דורשים תיאום מורכב וזמן המתנה ארוך. במרכזייה הענן כל הרכיבים האלה כבר קיימים ופעילים בשרתים מנוהלים, וכל מה שנותר הוא להתאים אותם לעסק שלכם.

במקום פרויקט תשתית מורכב שנמשך שבועות, מדובר בעיקר בתהליך הגדרה ותכנון: בחירת מספרים, בניית תפריט קולי, חיבור הנציגים והתאמת זרימת השיחות לאופי העסק. זו הסיבה שעסקים רבים מופתעים לטובה לגלות כמה מהר הם יכולים לעבור למערכת מודרנית.

שלבי ההקמה: מה קורה בכל שלב

תהליך ההקמה מתחלק למספר שלבים ברורים. הנה החלוקה האופיינית והזמן המשוער לכל שלב:

• אפיון וייעוץ ראשוני - שיחה קצרה להבנת הצרכים: כמה נציגים, אילו שלוחות, האם נדרש מענה קולי או ניתוב לפי שעות. לרוב כשעה.
• הקצאת מספרים - בחירת מספר חדש או ניוד מספר קיים. הקצאת מספר חדש מהירה מאוד, בעוד ניוד ממפעיל אחר עשוי לקחת מספר ימי עסקים.
• הגדרת זרימת השיחות - בניית התפריט הקולי (IVR), הגדרת שלוחות, תורים, שעות פעילות והודעות. שלב זה נמשך בדרך כלל בין שעה לחצי יום בהתאם למורכבות.
• הקלטת הודעות ומענה קולי - הקלטת הברכה והודעות המערכת, או הפקתן באמצעות מענה קולי ממוחשב.
• בדיקות והרצה - ביצוע שיחות מבחן לוודא שהכול מנותב נכון לפני שהמערכת עולה לאוויר.

מה משפיע על משך ההקמה?

הזמן המדויק תלוי בכמה גורמים. הבנתם מראש תעזור לכם להציב ציפיות נכונות:

• ניוד מספר קיים - אם אתם מעוניינים לשמור על המספר הקיים שלכם, הניוד מהמפעיל הנוכחי הוא לרוב הגורם הכי משפיע על לוח הזמנים, ועשוי להוסיף מספר ימי עסקים. הקמה עם מספר חדש מתבצעת מיד.
• מורכבות זרימת השיחות - תפריט פשוט עם כמה שלוחות מוגדר במהירות. מערכת עם ניתוב חכם, אינטגרציה למערכות חיצוניות או תורים מרובים דורשת זמן הגדרה נוסף.
• מספר המשתמשים - חיבור עשרות עמדות לוקח יותר זמן מהקמה לעסק קטן עם שני נציגים.
• זמינות התכנים מצדכם - הקלטות, לוגו קולי וטקסטים שמסופקים מראש מזרזים את ההשקה.

לוח זמנים מציאותי לפי גודל העסק

עסק קטן או עצמאי

לעסק קטן עם מספר חדש, מספר שלוחות ותפריט בסיסי - המרכזייה יכולה להיות פעילה עוד באותו יום, לעיתים תוך שעות בודדות מרגע האפיון. עצמאי שרוצה מספר עסקי מסודר עם הודעת ברכה והפניה לנייד שלו יכול לקבל מענה מקצועי כמעט מיד, בלי שום ציוד נוסף מעבר לטלפון שכבר נמצא בכיסו.

עסק בינוני

עסק עם מספר מחלקות, ניתוב לפי שעות פעילות ותורי המתנה - בדרך כלל מוקם תוך יום עבודה אחד עד שניים, בהנחה שאין צורך בניוד מסובך. בשלב הזה אנחנו משקיעים מעט יותר זמן בתכנון זרימת השיחה, כדי לוודא שלקוח שמתקשר מגיע במהירות לגורם הנכון ושאף שיחה לא הולכת לאיבוד גם בשעות העומס.

ארגון גדול

ארגון עם עשרות נציגים, אינטגרציות למערכות CRM וזרימות שיחה מתקדמות - תהליך ההקמה מתוכנן בליווי צמוד ויכול להימשך מספר ימים, כדי לוודא שכל רכיב עובד בצורה מושלמת. גם כאן, חשוב להדגיש, הזמן הנוסף אינו נובע מהתקנה פיזית אלא מהתכנון, ההתאמה והבדיקות - וכל זה מתבצע במקביל לפעילות השוטפת של הארגון, ללא הפרעה לעבודה הקיימת.

מה קורה אחרי שהמרכזייה עולה לאוויר?

נקודה חשובה שעוזרת להבין את לוח הזמנים: ההקמה אינה אירוע חד פעמי שננעל ברגע שהמערכת פעילה. אחד היתרונות הגדולים של מרכזייה וירטואלית הוא שכל שינוי עתידי מתבצע במהירות וללא טכנאי. רוצים להוסיף שלוחה חדשה, לשנות הודעת ברכה לקראת חג, להגדיר ניתוב שונה לשעות הערב או לצרף נציג נוסף לצוות - כל אלה מתבצעים בדקות, לרוב דרך ממשק ניהול פשוט או בפנייה קצרה לתמיכה.

המשמעות מבחינתכם היא שאין צורך לחכות שהכול יהיה מושלם לפני ההשקה. אפשר לעלות לאוויר עם הגדרה בסיסית ופונקציונלית כבר היום, ולשכלל את המערכת בהדרגה ככל שהעסק לומד מה עובד עבורו. הגמישות הזו הופכת את ההקמה לתהליך מהיר ונטול לחץ.

איך מאיצים את התהליך?

כדי שהמרכזייה תעלה לאוויר במהירות המרבית, מומלץ להגיע מוכנים. ככל שתספקו לנו מידע ותכנים מסודרים מראש, כך נוכל לסיים את ההגדרות מהר יותר:

1. הגדירו מראש את מבנה השלוחות והמחלקות.
2. החליטו אם אתם מניידים מספר קיים או פותחים מספר חדש - אם מניידים, התחילו את התהליך מוקדם.
3. הכינו טקסטים להקלטות או אשרו שימוש במענה קולי ממוחשב.
4. רכזו את שעות הפעילות והודעות החירום או החגים.

אנחנו בטלקשר מלווים אתכם לאורך כל הדרך ודואגים שההקמה תהיה חלקה ומהירה. תוכלו לעיין בהמוצרים שלנו כדי להבין אילו רכיבים מתאימים לעסק שלכם, או פשוט צור קשר ונתחיל כבר היום.

לסיכום: הקמת מרכזייה וירטואלית היא תהליך מהיר ופשוט בהרבה ממה שעסקים רבים מצפים. במרבית המקרים מדובר בשעות ספורות עד יום עבודה, כשהגורם המשמעותי היחיד שעלול להאריך את הזמן הוא ניוד מספר קיים. עם הכנה נכונה וליווי מקצועי, העסק שלכם יכול להתחיל לענות ללקוחות בצורה מסודרת ומקצועית כבר היום.