חברת אירועים או קייטרינג חיה על שיחות טלפון. לקוח שמתכנן חתונה, ברית או כנס עסקי מרים טלפון בדיוק כשהוא בשיא ההתלבטות, ואם הוא נתקל בתפוס או בצלצול ארוך ללא מענה הוא פשוט מחייג למתחרה. בעונה העמוסה צוות המכירות והתפעול רץ בין פגישות, סיורים באולמות וטעימות, והטלפון ממשיך לצלצל. מערכת טלפוניה מסודרת היא ההבדל בין עסק שמאבד לידים יקרים לבין עסק שתופס כל פנייה, מנתב אותה לאדם הנכון ומלווה את הלקוח עד החתימה על ההזמנה ויום האירוע עצמו.
למה חברת אירועים צריכה טלפוניה שונה מעסק רגיל
עסק אירועים מתאפיין בעומסי שיחות לא צפויים: גל פניות אחרי קמפיין פרסום, שיחות שמגיעות בערבים ובסופי שבוע, ולקוחות שמתלבטים זמן רב לפני סגירת עסקה גדולה. בנוסף, חלק גדול מהצוות נמצא בשטח, באולמות ובמטבחים, ולא ליד עמדת מחשב. כל אלה דורשים מערכת שיודעת לקבל שיחות במקביל, לנתב אותן בחוכמה ולהמשיך לעבוד גם כשאף אחד לא יושב במשרד.
הנתון החשוב ביותר עבורכם הוא שכל ליד באירועים שווה הרבה כסף. הזמנה אחת של קייטרינג לחתונה או של הפקת אירוע עסקי יכולה להיות שווה אלפי שקלים, ולכן אובדן של שיחה בודדת הוא הפסד ממשי. בשונה מעסק שמוכר מוצר קטן וזמין, כאן הלקוח קונה חוויה חד-פעמית שלא ניתן לתקן בדיעבד, ולכן הוא רגיש במיוחד לרמת השירות שהוא חווה כבר בשיחה הראשונה. המטרה של מערכת טלפוניה טובה היא פשוטה: שאף לקוח לא יישאר בלי מענה, ושכל פנייה תתועד ותטופל עד הסוף.
מרכזייה וירטואלית: לב המערכת
מרכזייה וירטואלית מאפשרת לכל אנשי הצוות לעבוד תחת מספר אחד מקצועי, גם כשהם מפוזרים בין משרד, בית ושטח. השיחה מגיעה למספר העסק ומנותבת אוטומטית לטלפון הנייד של איש המכירות הפנוי, בלי שהלקוח ידע שהוא בכלל מדבר עם מישהו שנמצא באולם אירועים בצד השני של העיר. מספר אחיד גם מחזק את המותג שלכם: הלקוחות זוכרים אותו, וכרטיסי הביקור והפרסומים נשארים תקפים גם כשהצוות מתחלף או גדל.
בין היתרונות המרכזיים עבור חברת אירועים:
- קבלת מספר שיחות במקביל כך שגל פניות אחרי פרסום לא יתפוס את הקו.
- שלוחות לפי תחום אירועים פרטיים, אירועים עסקיים, תפעול וחשבונות, כל אחד מגיע ישר לגורם הנכון.
- ניתוב לפי שעות שיחות שמגיעות אחרי שעות הפעילות מנותבות לנייד תורן או למענה קולי מסודר.
- הקלטת שיחות לתיעוד פרטי ההזמנה, מספר המנות והבקשות המיוחדות של הלקוח.
- דוחות וניתוח שיחות שמראים כמה פניות הגיעו, מתי שעות העומס, וכמה שיחות לא נענו וצריך לחזור אליהן.
היתרון של מרכזייה וירטואלית על פני מרכזייה פיזית ישנה הוא שאין צורך בחומרה יקרה במשרד, והכול מנוהל בענן. אפשר להוסיף שלוחה לעובד חדש בעונה העמוסה ולהסיר אותה אחריה, בלי טכנאי ובלי התחייבות ארוכה, וזה מתאים בדיוק לאופי המתנודד של עסקי האירועים.
טיפ
הגדירו קבוצת צלצול שמצלצלת בו-זמנית אצל כמה אנשי מכירות. בעונה העמוסה זה מקטין דרמטית את אחוז השיחות שלא נענות, כי תמיד מישהו פנוי לענות.
מענה קולי וIVR: לקבל את הלקוח בצורה מקצועית
מענה קולי אוטומטי (IVR) הוא הרושם הראשוני שהלקוח מקבל. הקלטה מקצועית ונעימה שמברכת את הפונה ומפנה אותו לשלוחה הרלוונטית משדרת אמינות, חשובה במיוחד כשמדובר באירוע משמעותי שהלקוח מפקיד בידיכם. דרך תפריט פשוט הלקוח בוחר אם הוא מתעניין באירוע חדש, ליווי אירוע קיים, או בירור בנושא תשלום, ומגיע ישירות לאדם הנכון בלי לעבור בין כמה אנשים.
מערכת מענה קולי טובה גם מאפשרת להשמיע מידע שימושי בזמן ההמתנה, למשל פרטים על חבילות, על אזורי השירות שלכם או הפניה לאתר ולגלריית האירועים. כך גם זמן ההמתנה הופך להזדמנות שיווקית. חשוב לשמור על תפריט קצר וברור, עד כמה אפשרויות, כדי שהלקוח לא יתבלבל ולא יתייאש. אפשר לקרוא עוד על המוצרים שלנו בתחום המענה הקולי והמרכזיות.
תזכורות והודעות SMS: לסגור את מעגל השירות
הזמנת אירוע היא תהליך ארוך עם הרבה נקודות מגע: פגישת ייעוץ, סיור באולם, טעימות, אישור תפריט ותשלום מקדמה. הודעות SMS אוטומטיות הן הדרך לוודא שאף שלב לא נופל בין הכיסאות. אפשר לשלוח אישור פגישת ייעוץ, תזכורת יום לפני הטעימה, אישור קבלת מקדמה והודעת תיאום אחרונה ימים ספורים לפני האירוע.
השימושים הנפוצים שמחזירים את ההשקעה במהירות:
- תזכורות פגישה שמפחיתות אי-הגעות לטעימות ולסיורים.
- אישורי הזמנה שמעניקים ללקוח ביטחון ומקצועיות.
- עדכוני סטטוס כמו אישור קבלת תשלום או שינוי בלוח הזמנים.
- הודעות תודה אחרי האירוע, עם בקשה לחוות דעת או הפניה להמלצה.
הודעה קצרה בזמן הנכון חוסכת עשרות שיחות טלפון מיותרות לצוות, מפחיתה טעויות בתיאום, ומשאירה אצל הלקוח תחושה שדואגים לו לאורך כל הדרך. כשמשלבים את ה-SMS עם המרכזייה, אפשר אפילו לשלוח אוטומטית הודעת המשך ללקוח ששיחתו לא נענתה, כדי שלא יישאר תלוי באוויר.
קווי תוכן ושירות עצמי
קו תוכן הוא מספר שאליו הלקוח מתקשר ומקבל מידע מוקלט מסודר, בלי להמתין לנציג. עבור חברת אירועים זה יכול לשמש כקו מידע על חבילות ומחירונים כלליים, הוראות הגעה לאולם או מענה לשאלות נפוצות. כך אתם מסירים מהצוות עומס של שיחות חוזרות על אותו מידע, ומפנים אותו להתעסק בלידים החמים ובסגירת עסקאות. קו תוכן זמין עשרים וארבע שעות ביממה, גם כשהמשרד סגור, ומאפשר ללקוח להתקדם בתהליך בקצב שלו.
איך מתחילים ומה זה עולה
בניית מערכת טלפוניה לחברת אירועים מתחילה במיפוי תהליך העבודה שלכם: מאיפה מגיעים הלידים, מי מטפל בכל סוג פנייה, ומהן נקודות הקשר עם הלקוח עד יום האירוע. על בסיס זה בונים את מבנה השלוחות, ההקלטות והתזכורות, ומתאימים את המערכת לקצב העבודה האמיתי שלכם ולא להפך. אפשר להתחיל בתצורה בסיסית ולהרחיב אותה בהדרגה ככל שהעסק גדל.
העלות תלויה בתצורה שתבחרו: מספר השלוחות, היקף השיחות, צורך בקווי תוכן וכמות הודעות הSMS. אין מחיר אחיד שמתאים לכולם, ולכן הדרך הנכונה היא לבנות הצעה לפי הצרכים המדויקים שלכם. אנחנו נשמח ללוות אתכם ולהתאים פתרון מדויק לגודל ולאופי של העסק. אתם מוזמנים ליצור קשר לקבלת ייעוץ והצעה מותאמת.
שאלות נפוצות
אילו מערכות טלפוניה הכי חשובות לחברת אירועים וקייטרינג?
איך מערכת טלפוניה עוזרת להפסיק לפספס שיחות בעונה העמוסה?
האם אפשר לקבל שיחות לעסק גם כשהצוות בשטח באולמות ובמטבחים?
כמה עולה מערכת טלפוניה לחברת אירועים?
רוצים שכל ליד יגיע ליעד?
דברו איתנו ונתאים לחברת האירועים שלכם מערכת טלפוניה שלא מפספסת אף לקוח.