לקוח שמתקשר ולא מקבל מענה הוא לקוח שעלול לפנות למתחרים. כשהמשרד סגור, גלישת שיחות אוטומטית לטלפון הנייד מאפשרת לכם להישאר זמינים גם בערב, בסופי שבוע ובימי החופשה. במדריך הזה נראה כיצד מקימים את ההגדרה נכון, אילו תנאים כדאי להגדיר ואיך מוודאים שהכול עובד לפני שמסתמכים עליו.
גלישת שיחות לנייד מחוץ לשעות הפעילות היא אחת ההגדרות הפשוטות ביותר לתחזק, אבל גם אחת מאלה שעסקים שוכחים לבדוק. שיחה שמגיעה בשמונה בערב ולא מנותבת לאף אחד נשמעת כמו 'אין מענה' מצד הלקוח, וזה רושם שקשה לתקן. במדריך נעבור על העקרונות, על שלבי ההקמה ועל הבדיקות שחשוב לעשות כדי שהמערכת תעבוד בדיוק כפי שתכננתם.
מתי מפעילים גלישת שיחות לנייד
הרעיון פשוט: בשעות שבהן אין מי שיענה במשרד, השיחה מנותבת אוטומטית למספר נייד שבחרתם. זה רלוונטי בעיקר בערבים, בלילות, בסופי שבוע ובחגים, וגם בשעות הפסקת הצהריים אם אין מאייש קבוע. במקום שהמתקשר ישמע צליל חיוג שמסתיים בכלום, הוא מגיע אל בעל העסק או אל איש כוננות.
הגדרת שעות הפעילות
הבסיס לכל ניתוב מבוסס זמן הוא טבלת שעות פעילות מדויקת. כדאי להגדיר בנפרד את ימי השבוע, את שעות הבוקר והערב ואת הימים שבהם המשרד סגור לחלוטין. ככל שהטבלה מדויקת יותר, כך הניתוב יתנהג בדיוק כפי שאתם מצפים, בלי שיחות שגולשות לנייד באמצע יום עבודה רגיל.
שלבי ההקמה
כדי להקים את הגלישה בצורה מסודרת, מומלץ לעבוד לפי הסדר הבא:
- הגדירו את שעות הפעילות הרגילות של המשרד, כולל ימים וחגים שבהם הוא סגור.
- בחרו את מספר הנייד שאליו תנותב השיחה מחוץ לשעות הפעילות.
- הקליטו הודעת פתיחה קצרה שמסבירה למתקשר שהוא מועבר למענה חירום או אישי.
- הגדירו מה קורה אם הנייד לא עונה: השארת הודעה, ניתוב למספר נוסף או חזרה לתפריט.
- קבעו זמן צלצול לפני שהשיחה עוברת הלאה, כדי לא לנתק את המתקשר מוקדם מדי.
הודעות והקלטות
הודעה ברורה משנה את חוויית הלקוח. במקום ניתוב 'יבש' לנייד, הקליטו משפט שמסביר שהמשרד סגור כרגע ושהשיחה מועברת למענה אישי. כך המתקשר יודע שהגיע למקום הנכון, גם אם עונה לו אדם אחר מהרגיל. אפשר גם להוסיף אופציה להשארת הודעה קולית למי שמעדיף לא להעביר את השיחה לנייד באותו רגע.
טיפ
הגדירו 'נייד גיבוי' שני שאליו השיחה תעבור אם הנייד הראשון לא עונה. כך שיחה דחופה בסוף שבוע לא נופלת בין הכיסאות גם אם הטלפון הראשי במצב שקט.
בדיקות לפני שמסתמכים על המערכת
אחרי ההקמה חשוב לבדוק את ההתנהגות בפועל, ולא רק להניח שהיא נכונה. התקשרו בעצמכם בתוך שעות הפעילות וודאו שהשיחה נשארת במשרד, ואז התקשרו שוב מחוץ לשעות וודאו שהיא גולשת לנייד. בדקו גם מה קורה כשהנייד לא עונה, ושימו לב לאיכות ההודעות ולזמני הצלצול. בדיקה של חמש דקות חוסכת לקוחות אבודים בהמשך.
שילוב עם כלים נוספים
גלישת שיחות עובדת טוב במיוחד כשהיא חלק ממערך רחב יותר. אפשר לצרף הודעת SMS אוטומטית למתקשר שלא הצליח להשיג אתכם, או לתעד את השיחות שגלשו כדי לחזור אליהן בבוקר. כדי לראות אילו פתרונות מתאימים לעסק שלכם, אפשר לעיין בהמוצרים שלנו או פשוט ליצור קשר ונשמח להתאים הגדרה מדויקת.
לסיכום
גלישת שיחות לנייד כשהמשרד סגור היא הגדרה קטנה עם השפעה גדולה על השירות. עם טבלת שעות פעילות מדויקת, הודעות ברורות, נייד גיבוי ובדיקה אמיתית לפני ההפעלה, תוכלו להישאר זמינים ללקוחות בכל שעה בלי להיות מחוברים פיזית למשרד. ההשקעה הראשונית קצרה, והתוצאה היא שאף שיחה חשובה לא הולכת לאיבוד.
שאלות נפוצות
מה זה גלישת שיחות לנייד?
האם אפשר להגדיר שעות שונות לכל יום בשבוע?
מה קורה אם הנייד לא עונה?
איך בודקים שההגדרה עובדת?
רוצים שאף שיחה לא תלך לאיבוד?
נעזור לכם להגדיר גלישת שיחות לנייד, שעות פעילות והודעות מותאמות כך שתישארו זמינים ללקוחות גם כשהמשרד סגור. דברו איתנו ונבנה יחד את ההגדרה הנכונה לעסק שלכם.