בכל עסק מגיעים ימים שבהם המשרד סגור או פועל בשעות מצומצמות: ערבי חג, חול המועד, שבתות וחופשות. אם המענה הקולי ממשיך להשמיע את אותה הקלטה רגילה, הלקוחות מנסים להגיע אליכם, לא מקבלים תשובה ומתאכזבים. הפתרון הוא תפריט קולי (IVR) ייעודי לתקופות מיוחדות, שמתחלף באופן אוטומטי לפי לוח שנה ושעות פעילות, בלי שתצטרכו לזכור להחליף הקלטות בכל פעם מחדש.
תפריט קולי טוב הוא לא רק ההקלטה הראשונה שהלקוח שומע, אלא מערכת חכמה שיודעת להתאים את עצמה למצב העסק. בחגים ובחופשות הצרכים שונים לחלוטין מיום עבודה רגיל: אין מי שיענה, השעות מצטמצמות ולעיתים נדרש להפנות לקו חירום בלבד. תפריט ייעודי שמופעל אוטומטית מבטיח שכל מתקשר יקבל בדיוק את המידע הרלוונטי לאותו יום, גם כשאתם נחים.
למה צריך תפריט נפרד לחגים ולחופשות
הקלטה רגילה שמבטיחה 'נציג יענה מיד' בזמן שהמשרד סגור יוצרת תסכול וחוסר אמון. תפריט ייעודי מאפשר לכם להודיע מראש שהעסק סגור, לתת מועד חזרה משוער ולהציע דרך פעולה חלופית. כך הלקוח לא ממתין לשווא על הקו ולא חוזר ומתקשר שוב ושוב, והרושם שנשאר הוא של עסק מסודר שחושב על הלקוחות שלו.
מה כדאי שהתפריט יכלול
תכנון נכון של התוכן חשוב לא פחות מההפעלה האוטומטית. כדאי לבנות הודעה קצרה, ברורה ואדיבה, ולהציע ערוצים שאינם תלויים בנוכחות אנושית.
- הודעת פתיחה שמסבירה שהעסק סגור לרגל החג או החופשה.
- מועד החזרה לפעילות, כדי שהלקוח ידע מתי כדאי לחזור.
- אפשרות להשאיר הודעה קולית שתטופל עם החזרה לעבודה.
- הפניה לערוצים דיגיטליים כמו אתר, טופס או הודעת SMS חוזרת.
- שלוחת חירום נפרדת, אם יש שירות שחייב להישאר זמין.
איך מגדירים הפעלה אוטומטית
הלב של הפתרון הוא הגדרת תנאים שמחליפים את התפריט לבד. מערכת טלפוניה מתקדמת מאפשרת לקבוע לוח שנה של ימים מיוחדים ושעות פעילות, כך שבכניסת החג המערכת עוברת אוטומטית לתפריט הייעודי, ובסיומו חוזרת לתפריט הרגיל. אפשר להגדיר זאת מראש לכל השנה, כולל שבתות וערבי חג, ולשכוח מהנושא לחלוטין.
טיפ
הקליטו את הודעות החגים מראש בבת אחת בתחילת השנה, ושמרו אותן כקבצים נפרדים עם שם ברור לכל חג. כך תוכלו לשייך כל הקלטה לתאריך המתאים בלוח השנה של המערכת, בלי לחץ של הרגע האחרון.
שילוב SMS כדי לסגור את הלולאה
גם תפריט קולי מצוין משאיר לקוחות שמעדיפים שלא להמתין. כדאי לשלב מענה שמציע למתקשר לקבל הודעת SMS עם פרטים, קישור או טופס יצירת קשר. כך הלקוח מקבל מידע מיידי בכתב, ואתם אוספים פניות שתוכלו לטפל בהן עם החזרה לעבודה, בלי שאף שיחה תלך לאיבוד.
בדיקה לפני שמשחררים
לפני שהחג מגיע, התקשרו בעצמכם למספר העסק ובדקו שהתפריט הנכון עולה בתאריך הנכון. ודאו שההקלטה ברורה, שהשלוחות עובדות ושההפניות מובילות למקום הנכון. בדיקה קצרה מראש חוסכת תקלות מביכות דווקא ביום שבו אתם לא זמינים לתקן. אפשר לראות את המוצרים שלנו בתחום הטלפוניה והמענה החכם, ואם תרצו ליווי בהקמה תמיד אפשר ליצור קשר.
לסיכום
תפריט קולי ייעודי לחגים ולחופשות, שמופעל אוטומטית לפי לוח שנה ושעות, הוא דרך פשוטה לשמור על רושם מקצועי גם כשהעסק סגור. עם הודעה ברורה, אפשרות להשאיר הודעה, שילוב SMS והגדרה חד-פעמית לכל השנה, תוכלו לנוח בראש שקט ולדעת שכל לקוח שמתקשר מקבל מענה מסודר ומכבד.
שאלות נפוצות
האם אפשר להגדיר את התפריט שיתחלף לבד בלי התערבות ידנית?
מה כדאי שתכלול הודעת החג בתפריט הקולי?
איך משלבים SMS עם התפריט הקולי בחגים?
האם צריך להקליט הודעה חדשה לכל חג מחדש?
רוצים תפריט קולי שמתחלף לבד בחגים?
נעזור לכם להקים מענה קולי חכם עם הפעלה אוטומטית לחגים, לשבתות ולחופשות, כולל שילוב SMS. צרו קשר ונתאים לכם פתרון.